Articol creat in colaborare cu 
Raportările anuale de mediu se bazează pe documente concrete, nu pe estimări făcute la final de an. Pentru o firmă, pregătirea acestor raportări începe cu strângerea tuturor actelor care arată ce activități au fost desfășurate, ce deșeuri au fost generate, ce cantități au fost predate și către cine.
Documentele necesare pot diferi de la o companie la alta. O firmă de birouri, un restaurant, un atelier auto, o clinică, un depozit sau o companie de construcții nu vor avea aceeași listă de obligații. Totuși, principiul rămâne același: fiecare informație raportată trebuie să poată fi susținută printr-un document verificabil.
Documentele privind identificarea firmei și punctele de lucru
Înainte de centralizarea deșeurilor, trebuie verificate datele de bază ale companiei. Raportarea trebuie să reflecte activitatea reală desfășurată în perioada analizată, inclusiv punctele de lucru active.
Pentru această etapă, pot fi necesare:
-
datele de identificare ale firmei, inclusiv denumire, CUI și sediu social;
-
lista punctelor de lucru active în anul pentru care se face raportarea;
-
autorizațiile, avizele sau actele de reglementare de mediu, dacă firma le deține;
-
informații despre activitățile desfășurate efectiv în fiecare locație;
-
date despre modificările apărute în cursul anului, cum ar fi deschiderea sau închiderea unui punct de lucru;
-
persoanele responsabile intern pentru evidența documentelor și comunicarea cu operatorii.
Această verificare este importantă mai ales în cazul companiilor care au mai multe sedii, depozite, magazine, șantiere sau unități de producție. Dacă un punct de lucru este omis, raportarea poate deveni incompletă, chiar dacă documentele pentru sediul principal sunt corecte.
Evidențele interne ale deșeurilor generate
Unul dintre cele mai importante documente este evidența deșeurilor. Aceasta ar trebui ținută pe parcursul anului, nu construită în grabă înainte de termenul de raportare. În ea trebuie să apară categoriile de deșeuri generate, cantitățile, sursa acestora și modul în care au fost gestionate.
Evidența trebuie să fie suficient de clară încât să poată răspunde la întrebări precum: ce deșeu a fost generat, când a apărut, în ce cantitate, unde a fost stocat temporar și cui a fost predat.
De regulă, evidența internă ar trebui să includă:
-
codul deșeului și denumirea corespunzătoare;
-
cantitatea generată într-o anumită perioadă;
-
punctul de lucru sau activitatea din care a rezultat deșeul;
-
cantitatea predată către operatori autorizați;
-
cantitatea rămasă temporar în stoc, dacă este cazul;
-
operațiunea de valorificare, reciclare, tratare sau eliminare.
Dacă firma nu are o evidență actualizată, raportarea devine dependentă de facturi, avize și documente disparate. Acest lucru crește riscul de dublare, omisiune sau introducere greșită a cantităților.
Contractele cu operatorii autorizați
Pentru deșeurile predate, firma trebuie să poată demonstra că a colaborat cu operatori autorizați. Contractele cu firmele de colectare, transport, tratare, valorificare sau eliminare sunt documente importante în pregătirea raportărilor.
Aceste contracte ajută la verificarea traseului deșeurilor și la confirmarea faptului că fluxurile nu au fost gestionate informal sau predate către entități neautorizate.
Este util să fie păstrate și verificate:
-
contractele încheiate cu operatorii care preiau deșeurile;
-
anexele privind tipurile de deșeuri acceptate;
-
autorizațiile operatorilor, atunci când sunt puse la dispoziție;
-
documentele care arată perioada de valabilitate a colaborării;
-
datele de contact ale operatorilor pentru clarificări;
-
eventualele modificări ale contractelor sau ale serviciilor prestate.
Dacă firma a schimbat operatorul în timpul anului, trebuie păstrate documentele pentru fiecare colaborare. În lipsa lor, poate fi dificil de explicat cui au fost predate anumite cantități și în ce perioadă.
Documentele de predare, transport și recepție
Raportarea anuală trebuie susținută de documentele care confirmă efectiv mișcarea deșeurilor. Acestea sunt esențiale pentru corelarea cantităților din evidența internă cu ceea ce a fost preluat de operatorii autorizați.
În funcție de tipul de deșeu și de modul de colectare, pot exista documente diferite. Important este ca ele să arate clar ce s-a predat, în ce cantitate, când, de unde și către cine.
Printre documentele utile se pot regăsi:
-
avizele de însoțire a mărfii sau documentele de transport;
-
procesele-verbale de predare-primire a deșeurilor;
-
formularele de încărcare-descărcare, acolo unde sunt necesare;
-
bonurile de cântar sau confirmările de recepție;
-
facturile emise pentru serviciile de colectare, transport sau valorificare;
-
documentele transmise de operator privind cantitățile preluate.
Aceste acte trebuie comparate cu evidența internă înainte de raportare. Dacă un document indică o altă cantitate decât cea notată în evidență, diferența trebuie verificată, nu introdusă automat în raportare.
Documente pentru deșeuri speciale sau periculoase
Pentru anumite categorii de deșeuri, documentele trebuie urmărite cu mai multă atenție. Deșeurile periculoase, echipamentele electrice, bateriile, uleiurile uzate, ambalajele contaminate sau deșeurile medicale pot presupune reguli suplimentare de colectare, stocare și predare.
O firmă care generează astfel de deșeuri trebuie să păstreze documente care confirmă atât încadrarea corectă, cât și predarea către operatori autorizați pentru acele fluxuri.
Pot fi necesare:
-
fișe de securitate pentru substanțele sau produsele care generează deșeuri periculoase;
-
documente de predare pentru baterii, acumulatori, uleiuri, filtre, toner sau echipamente electrice;
-
documente specifice pentru deșeurile medicale, veterinare sau rezultate din activități similare;
-
informații despre ambalajele contaminate sau materialele care nu pot fi colectate împreună cu deșeurile obișnuite;
-
dovezi privind stocarea separată și predarea către operatori specializați;
-
clarificări de la operatori atunci când încadrarea unui deșeu nu este evidentă.
O eroare frecventă este tratarea acestor fluxuri ca deșeuri normale, doar pentru că apar rar sau în cantități mici. Chiar și cantitățile reduse trebuie evidențiate corect dacă fac parte din activitatea firmei.
Documentele privind ambalajele și produsele introduse pe piață
În anumite situații, raportările de mediu nu privesc doar deșeurile generate, ci și produsele sau ambalajele pe care firma le introduce pe piață. Acest aspect este important pentru companiile care importă, produc, ambalează, reambalează sau comercializează anumite categorii de produse.
Pentru aceste obligații, pot fi relevante:
-
facturile de achiziție pentru produse ambalate, materii prime sau ambalaje;
-
documentele de import sau achiziție intracomunitară;
-
situațiile privind ambalajele folosite pentru vânzare sau livrare;
-
evidențele privind cantitățile de produse introduse pe piață;
-
documentele primite de la furnizori sau parteneri comerciali;
-
contractele cu organizații sau operatori implicați în gestionarea responsabilităților de mediu, dacă există.
Aceste informații trebuie analizate separat de evidența deșeurilor generate intern. Un ambalaj introdus pe piață și un ambalaj devenit deșeu în activitatea firmei nu reprezintă același lucru din punct de vedere al raportării.
De ce este importantă arhivarea documentelor?
Raportarea anuală nu se încheie în momentul transmiterii datelor. Firma trebuie să păstreze documentele care au stat la baza raportării, deoarece acestea pot fi solicitate ulterior pentru verificări, clarificări sau controale.
O arhivă bine organizată ajută compania să răspundă rapid dacă apar întrebări legate de cantități, coduri de deșeuri, operatori sau puncte de lucru. În plus, face mai ușoară pregătirea raportărilor din anii următori, deoarece oferă un istoric clar al activității.
Cel mai eficient este ca documentele să fie centralizate lunar, pe categorii de deșeuri și pe locații. Astfel, la începutul anului următor, firma nu mai pierde timp căutând acte, ci doar verifică și completează situația finală pentru raportare.