Ce probleme pot apărea dacă raportările anuale de mediu sunt făcute pe baza unor date incomplete?

Articol creat in colaborare cu

Raportările anuale de mediu trebuie să reflecte cât mai fidel activitatea firmei din anul pentru care se transmit datele. Dacă informațiile sunt incomplete, raportarea poate părea depusă la timp, dar să nu fie corectă în realitate. Pentru o companie, problema nu este doar formularul transmis, ci faptul că datele declarate trebuie să poată fi explicate și susținute prin documente.

Datele incomplete pot apărea din mai multe motive: evidențe lunare neactualizate, documente lipsă, puncte de lucru omise, deșeuri încadrate greșit sau cantități preluate din estimări. În astfel de situații, raportarea anuală nu mai oferă o imagine clară asupra deșeurilor generate, a fluxurilor predate și a obligațiilor reale ale firmei.

 

Raportarea poate deveni necorelată cu activitatea firmei

Prima problemă apare atunci când datele raportate nu mai corespund activității desfășurate efectiv. O firmă poate avea mai multe puncte de lucru, schimbări de activitate, lucrări ocazionale, casări de echipamente sau deșeuri generate doar în anumite perioade ale anului. Dacă aceste informații nu sunt centralizate, raportarea poate include doar o parte din realitate.

De exemplu, o companie poate raporta deșeurile obișnuite, precum cartonul sau plasticul, dar poate omite baterii, toner, echipamente electrice scoase din uz, ambalaje contaminate sau deșeuri rezultate din renovări. Chiar dacă aceste fluxuri apar rar, ele pot fi relevante pentru evidența deșeurilor.

O raportare necorelată cu activitatea firmei poate duce la:

• omiterea unor categorii de deșeuri generate în anul raportat;

• neincluderea unor puncte de lucru sau locații temporare;

• lipsa datelor despre deșeuri generate ocazional;

• diferențe între activitatea firmei și cantitățile declarate;

• dificultăți în explicarea modificărilor față de anii anteriori;

• raportări construite pe presupuneri, nu pe documente.

Pentru a evita astfel de situații, raportarea trebuie pregătită pornind de la activitatea reală a firmei, nu doar de la ceea ce s-a raportat în trecut.

 

Pot apărea diferențe între evidență și documente

O altă problemă importantă este lipsa corelării între evidența internă și documentele justificative. Dacă firma declară o anumită cantitate de deșeuri, trebuie să existe acte care arată cum a fost generată, predată, transportată sau gestionată acea cantitate.

Când datele sunt incomplete, pot apărea diferențe între tabelul intern, facturile de la operatori, avizele de transport, procesele-verbale de predare sau bonurile de cântar. Uneori, cantitățile sunt trecute în unități de măsură diferite, alteori un document lipsește sau o predare nu a fost înregistrată.

Înainte de raportare, fiecare firmă ar trebui să verifice dacă informațiile declarate pot fi susținute prin documente. În această etapă, sprijinul unui consultant de mediu poate fi util, mai ales atunci când documentele sunt împărțite între contabilitate, puncte de lucru și operatorii de colectare. EnviroCons ajută companiile să organizeze evidențele de mediu și să verifice documentele necesare, astfel încât raportările să nu fie construite pe date incomplete sau greu de justificat.

 

Există riscul unor încadrări greșite ale deșeurilor

Datele incomplete nu afectează doar cantitățile, ci și încadrarea deșeurilor. Dacă firma nu știe exact ce tip de deșeu a generat, din ce activitate provine sau cum a fost predat, există riscul ca acesta să fie trecut într-o categorie nepotrivită.

De exemplu, ambalajele curate nu trebuie confundate cu ambalajele contaminate. Deșeurile obișnuite nu trebuie amestecate cu cele periculoase, iar echipamentele electrice scoase din uz trebuie urmărite diferit față de alte obiecte casate. O încadrare greșită poate afecta atât evidența lunară, cât și raportarea anuală.

Printre problemele care pot apărea se numără:

• folosirea unui cod de deșeu nepotrivit;

• gruparea mai multor fluxuri diferite într-o singură categorie;

• omiterea caracterului periculos al unui deșeu;

• înregistrarea greșită a deșeurilor provenite din activități ocazionale;

• confundarea deșeurilor generate intern cu alte obligații de mediu;

• raportarea unor fluxuri fără documente clare de predare.

O încadrare greșită poate deveni dificil de corectat dacă este descoperită după transmiterea raportării.

 

Firma poate avea dificultăți în cazul unui control

Raportarea anuală nu este doar un document transmis electronic și uitat apoi în arhivă. Datele declarate pot fi verificate ulterior, iar firma trebuie să poată arăta documentele care au stat la baza lor. Dacă raportarea a fost făcută pe informații incomplete, orice verificare poate deveni mai dificilă.

În cazul unui control, pot fi solicitate evidențe, contracte cu operatori autorizați, documente de transport, procese-verbale, facturi, situații pe puncte de lucru sau explicații pentru anumite cantități. Dacă aceste documente nu există sau nu se potrivesc cu datele declarate, firma poate avea dificultăți în susținerea raportării.

Problemele apar mai ales atunci când:

• cantitățile raportate nu pot fi dovedite prin documente;

• punctele de lucru nu au transmis toate informațiile;

• operatorii de colectare nu au furnizat situații complete;

• deșeurile periculoase nu au fost evidențiate separat;

• documentele sunt păstrate în locuri diferite și greu de găsit;

• raportarea a fost făcută pe baza unor estimări.

Pentru firmele care vor să reducă aceste riscuri, EnviroCons poate oferi sprijin în verificarea obligațiilor de mediu și în organizarea documentelor care susțin raportările către autorități.

 

Pot fi omise obligații legate de ambalaje sau alte fluxuri

Uneori, datele incomplete nu privesc doar deșeurile generate, ci și alte obligații de mediu. O firmă poate avea responsabilități legate de ambalaje, produse introduse pe piață, importuri, echipamente, baterii sau alte categorii reglementate. Dacă analiza se limitează doar la deșeurile predate către colector, raportarea poate acoperi doar o parte din obligații.

De exemplu, o companie care importă produse ambalate sau folosește ambalaje pentru livrări trebuie să verifice separat ce responsabilități are. Aceste obligații nu se confundă cu simpla evidență a deșeurilor generate în sediu sau în punctele de lucru.

O analiză incompletă poate duce la:

• omiterea ambalajelor introduse pe piață;

• confundarea deșeurilor de ambalaje cu obligațiile privind ambalajele comercializate;

• neincluderea unor produse care generează responsabilități specifice;

• lipsa documentelor care susțin cantitățile declarate;

• raportări parțiale, care nu acoperă toate obligațiile firmei;

• corecturi ulterioare sau solicitări suplimentare de clarificare.

De aceea, raportarea anuală trebuie privită împreună cu toate activitățile firmei, nu doar cu deșeurile vizibile din sediu.

 

Deciziile interne pot fi luate pe informații greșite

Raportările de mediu nu au doar rol administrativ. Ele pot arăta cât de multe deșeuri generează firma, ce materiale se pierd, ce fluxuri costă mai mult și unde pot fi îmbunătățite procesele interne. Dacă datele sunt incomplete, compania pierde această imagine utilă.

O firmă care nu urmărește corect deșeurile poate să nu observe că anumite puncte de lucru generează cantități mari de ambalaje, că unele materiale sunt irosite sau că există costuri nejustificate cu predarea unor fluxuri. În lipsa unor date clare, deciziile privind reducerea deșeurilor, negocierea contractelor cu operatorii sau organizarea internă pot fi mai puțin eficiente.

Pentru companiile care vor să folosească raportările și ca instrument de organizare, nu doar ca obligație anuală, EnviroCons poate ajuta la structurarea evidențelor, la identificarea documentelor lipsă și la clarificarea responsabilităților privind deșeurile și ambalajele.

 

Cum pot fi prevenite problemele cauzate de date incomplete?

Cea mai sigură metodă este ca raportarea anuală să nu fie pregătită doar înainte de termen. Datele trebuie urmărite pe parcursul anului, iar documentele trebuie verificate periodic. Astfel, firma poate identifica din timp lipsurile și poate cere clarificări înainte ca raportarea să fie finalizată.

Pentru o organizare mai bună, este recomandat ca firma să aibă:

• evidență lunară pentru fiecare tip de deșeu;

• documente de predare păstrate pe ani, luni și puncte de lucru;

• contracte actualizate cu operatorii autorizați;

• responsabilități clare pentru persoanele care transmit datele;

• verificări periodice ale cantităților și codurilor de deșeuri;

• o analiză separată pentru obligațiile privind ambalajele și alte fluxuri reglementate.

Raportările anuale de mediu făcute pe baza unor date complete sunt mai ușor de susținut, mai clare pentru firmă și mai sigure în cazul unei verificări. În schimb, datele incomplete pot transforma o obligație aparent simplă într-o problemă care afectează documentele, conformarea și organizarea internă a companiei.